Знакомство с книгой

При запуске приложения Excel на экране отображается большая пустая сетка. Вдоль её верхней части располагаются буквы, а вдоль её левой части — числа. В нижней части экрана располагаются ярлычки с именами «Лист1», «Лист2» и т. д.

У пользователя, не знакомого с приложением Excel, может возникнуть вопрос, что делать дальше.

Начнем с основных понятий, которые помогут при вводе данных в приложении Excel.

 

Лента

Полоса в верхней части окна приложения Excel 2007 называется лентой. Лента состоит из вкладок. Каждая вкладка относится к определенной категории работ, выполняемых в приложении Excel. Для просмотра команд на каждой вкладке необходимо щелкнуть эти вкладки в верхней части ленты. Первая слева вкладка — вкладка Главная — содержит наиболее часто используемые команды.

Команды объединены в небольшие связанные группы. Например, команды редактирования ячеек объединены в группу Правка, а команды для работы с ячейками — в группу Ячейки. Практическое знакомство с некоторыми командами из групп Ячейки и Правка состоится в конце данного занятия (для этого понадобится приложение Excel 2007).

 

Книги и листы

При запуске приложения Excel открывается файл, называемый книгой. Каждая новая книга содержит три листа, подобных страницам документа. Данные вводятся в листы. (Листы иногда называют таблицами.)

У каждого листа есть имя, отображаемое на ярлычке листа в левой нижней части окна книги: «Лист1», «Лист2» и «Лист3». Для просмотра листа щелкните соответствующий ярлычок.

Для облегчения идентификации сведений на листе удобно переименовать ярлычок этого листа. Например, ярлычки листов для смет или оценок учащихся можно назвать «Январь», «Февраль» и «Март», для учета объемов продаж по регионам — «Запад» и «Юг» и т. д. Для этого кликнете правой кнопкой мышки по ярлыку, который хотите переименовать, после чего кликнете по пункту меню "переименовать" и введите нужное вам имя.

При необходимости к первым трем листам можно добавить дополнительные листы. Для этого используем комбинацию клавиш "Shift+f11".
Напротив, если все три листа не нужны, можно удалить один или два листа (хотя это необязательно). Для этого кликнете правой кнопкой мышки по ярлыку, который хотите удалить, после чего кликнете по пункту меню "удалить".
Для создания новой книги нажмите кнопку Office в левом верхнем углу окна. После этого выберите команду Создать. В окне Новая книга выберите вариант Чистая книга.

 

Столбцы, строки и ячейки, из которых состоят листы

Листы состоят из столбцов, строк и ячеек. Именно эта сетка видна при открытии книги.

Столбцы располагаются на листе вертикально, сверху вниз. Строки на листе располагаются горизонтально, слева направо. Ячейка — это место пересечения одного столбца с одной строкой.

У каждого столбца вверху есть буквенный заголовок. Первые 26 столбцов обозначаются буквами от A до Z. Каждый лист всего содержит 16 384 столбца, поэтому после буквы Z используются пары букв с AA по AZ.

После AZ используются пары букв с BA по BZ и т. д. до 16 384-го столбца с заголовком XFD.

У каждой строки также есть заголовок. Заголовками строк являются числа от 1 до 1 048 576.

Буквенные заголовки столбцов и численные заголовки строк информируют пользователя, в какой части листа он находится при выборе ячейки. Заголовки столбца и строки вместе образуют адрес ячейки, также называемый ссылкой на ячейку.

 

Ячейки

Данные вводятся в ячейки.

При открытии новой книги первая ячейка в левом верхнем углу листа выделена черной рамкой. Это означает, что все вводимые с клавиатуры данные будут введены в эту ячейку.

Данные можно вводить в любую ячейку, выбрав ее на листе щелчком мыши. Однако в большинстве случаев начинать ввод данных лучше с первой ячейки (или соседней).

Когда пользователь выбирает какую-либо ячейку, она становится активной. Активная ячейка выделяется черной рамкой; выделяются также заголовки столбца и строки, в которых расположена ячейка.

Например, если выделить ячейку на пересечении столбца C и 5-й строки, выделяются заголовки столбца C и строки 5, а ячейка выделяется рамкой. Эта ячейка называется ячейкой C5, что служит ссылкой на ячейку.

Благодаря рамке и выделенным заголовкам столбца и строки видно, что ячейка C5 является активной. Кроме того, ссылка на активную ячейку отображается в поле Имя в левом верхнем углу листа. Просмотр поля «Имя» позволяет видеть ссылку на активную ячейку.

При работе в левом верхнем углу листа в первых ячейках можно обойтись без этих индикаторов. Но при продвижении все дальше вниз и вправо по листу они оказываются весьма полезными. Следует помнить, что каждый лист содержит 17 179 869 184 ячеек. Без ссылки на ячейку в них можно заблудиться.

Например, важно знать ссылку на ячейку, чтобы сообщить кому-либо, где на листе располагаются определенные данные или куда их нужно ввести.

 

Ввод данных

 

Заголовки

При вводе данных целесообразно начать с ввода заголовков в верхней части каждого столбца, чтобы любому пользователю, работающему с книгой, было понятно, что означают введенные данные.

На рисунке заголовки столбцов в верхней части листа содержат названия месяцев.

Часто необходимо также ввести заголовки строк. На рисунке заголовки строк в левой части листа содержат названия компаний.

 

Ввод дат и времени

При вводе даты в столбец B для разделения частей даты следует использовать косую черту или дефис: 16/7/2009 или 16-Июль-2009. Такой формат в приложении Excel распознается как дата.

Если нужно ввести время, введите часы и минуты, разделенные двоеточием, например 21:00.  .

Совет. Чтобы ввести текущую дату, нажмите сочетание клавиш CTRL+; (точка с запятой). Для ввода текущего времени нажмите сочетание клавиш CTRL+SHIFT+; (точка с запятой).

 

Ввод чисел

Для ввода объемов продаж в столбец C  введите число, после которого введите единицу «рубль» (руб).

Прочие числа и их ввод

• При вводе дробей оставляйте пробел между целой и дробной частями числа. Например, 1 1/8.
• Чтобы ввести только дробную часть числа, сначала введите ноль. Например, 0 1/4. Если ввести 1/4 без нуля, данное число будет интерпретировано в приложении Excel как дата 1 апреля.
• Если ввести (100) для обозначения круглыми скобками отрицательного числа, в приложении Excel это число будет отображаться как -100.