Начало работы

Начните со знака равенства

Для расчёта в Excel используют формулы как обучающий пример рассмотрим следующее:

Два компакт-диска, купленные в феврале, стоили 12,99 и 16,99 грн.. Их суммарная стоимость равна расходам на компакт-диски в этом месяце.

Эти значения можно сложить в Excel, введя в ячейку C6 простую формулу.

Формулы в Microsoft Excel всегда начинаются со знака равенства (=). Чтобы сложить числа 12,99 и 16,99, введите в ячейку C6 формулу

=12,99+16,99

Знак сложения (+) — это математический оператор, обозначающий суммирование значений.

Чтобы позднее узнать, как был получен результат, щелкните в ячейке C6 и посмотрите на формулу в строке формул, расположенной в верхней части листа.

Для составления формул, в которых присутствует не только операция сложения, используются другие математические операторы.

Для вычисления разности используйте знак «минус», для вычисления произведения — знак «звездочка» (*), для вычисления частного — знак «косая черта» (/). Обязательно начинайте формулу со знака равенства.

Примечание. В одной формуле можно использовать несколько операторов. В этом курсе рассматриваются формулы с одним оператором, но следует знать, что при наличии нескольких операторов значение формулы не вычисляется просто слева направо.

Суммирование значений по столбцу

 На вкладке Главная в группе Правка нажмите кнопку Сумма.

 Ячейки будут обведены цветовым индикатором, в ячейке B7 будет отображена формула.

 Нажмите клавишу ВВОД, чтобы отобразить результат вычислений по формуле.

 Щелкните в ячейке B7, чтобы отобразить формулу в строке формул.

Чтобы просуммировать все расходы за январь, не требуется вводить все значения заново. Используйте встроенную формулу, которая называется функцией.

Расходы за январь можно подсчитать, выбрав ячейку B7 и нажав кнопку Сумма в группе Правка на вкладке Главная. Таким образом будет введена функция «СУММ», складывающая значения по столбцу в интервале ячеек. Использование этой функции упрощает суммирование, если требуется сложить большое число значений, при этом нет необходимости набирать формулу.

По нажатии кнопки ВВОД в ячейке B7 будет отображен результат вычислений (95,94). Формула =CУММ(B3:B6) отображается в строке формул при каждом щелчке в ячейке B7.

Знаки «B3:B6» называются аргументом; аргументы сообщают функции «СУММ», какие значения требуется суммировать. Использование ссылки на ячейку (B3:B6) вместо самих значений в ячейках позволяет автоматически обновлять результат, если значение в ячейках изменится. Двоеточие (:) между B3 и B6 обозначает диапазон ячеек в столбце B, строки с третьей по шестую. Круглые скобки отделяют аргумент от функции.

В следующих двух уроках более подробно рассказывается о ссылках на ячейки и функции.

Совет. Кнопка Сумма также находится на вкладке Формулы. Формулы можно использовать независимо от того, на какой вкладке вы работаете. Перейти на вкладку Формулы может потребоваться при работе с более сложными формулами, использование которых объясняется в других учебных курсах.

 

Копирование формулы вместо создания новой

Иногда копирование формул существенно проще создания новых. 

Для копирования выделите нужную ячейку, в которой расположена формула. Затем поместите указатель мыши в правом нижнем углу ячейки так, чтобы он принял форму черного крестика (+) далее зажмите левую кнопку мыши. Перетащите маркер заполнения на ячейку в которую нужно скопировать формулу. После того как кнопка мыши будет отпущена, в ячейке появится результат вычисленный по формуле. Формула  отображается в строке формул в верхней части листа при каждом выделении ячейки.

Примечание. Маркер заполнения может быть использован для копирования формул только в соседние ячейки по горизонтали или вертикали.

 

Использование ссылок на ячейки

Cсылки на ячейки идентифицируют отдельные ячейки в листе. Они сообщают Excel, где искать значения для использования в формуле.

В программе Excel используется тип ссылок A1, то есть строки указываются буквами, а столбцы — числами. Буквы и числа называются заголовками строк и столбцов. В таблице показано использование ссылок на ячейки с помощью буквы, соответствующей столбцу, и следующего за ней числа, соответствующего строке.

Типы ссылок

Относительные. Относительные ссылки в формуле автоматически изменяются при копировании в строке или столбце. Это сделало возможным копирование формулы, относящейся к январю, для вычисления февральских расходов в первом уроке. Как показывает приведенный здесь пример, при копировании формулы =C4*$D$9 из строки в строку относительная ссылка на ячейку изменяется с C4 на C5 и C6.
Абсолютные. Абсолютные ссылки на ячейки имеют постоянное значение. Абсолютные ссылки не изменяются при копировании формулы из ячейки в ячейку. Абсолютные ссылки обозначаются знаком доллара ($), например $D$9. На рисунке показано, что при копировании со строки на строку формулы =C4*$D$9 абсолютная ссылка на ячейку $D$9 не изменяется.

Смешанные. Смешанная ссылка является абсолютной по столбцу и относительной по строке или относительной по столбцу и абсолютной по строке. Например, ссылка $A1 является абсолютной по столбцу A и относительной по строке 1. При копировании смешанной ссылки из ячейки в ячейку ее относительная ссылка меняется, а абсолютная остается неизменной.

 

 Относительные ссылки на ячейки меняются от строки к строке.

 Абсолютная ссылка на ячейку всегда ссылается на ячейку D9.

 В ячейке D9 хранится значение скидки, равное 7 процентам.

Абсолютные ссылки используются в случаях, когда при копировании формулы требуется сохранить ссылку неизменной. По умолчанию ссылки являются относительными. Чтобы изменить тип ссылки на абсолютный, требуется ввести знак доллара ($), как показано в примере под цифрой 2.

Допустим, получено несколько купонов со скидкой в семь процентов на прокат видеокассет, фильмов и компакт-дисков. Требуется вычислить сумму, которую можно сэкономить за месяц, используя скидки. Для вычисления 7 процентов от февральских расходов можно использовать формулу.

Введите размер скидки 0,07 в свободную ячейку D9, в ячейку D4 введите формулу, начинающуюся с =C4*. Затем введите знак доллара ($) и букву D, чтобы указать абсолютную ссылку на столбец D, и $9, чтобы указать абсолютную ссылку на строку 9. Результатом вычислений по формуле будет произведение значений ячеек C4 и D9.

Затем с помощью маркера заполнения  скопируйте формулу из ячейки D4 в ячейку D5. При копировании формулы относительная ссылка изменится с C4 на C5, а абсолютная ссылка на размер скидки в ячейке D9 останется неизменной ($D$9).
 

Упрощение формул с помощью функций

СУММ — это только одна из многих функций Excel. Эти встроенные формулы упрощают процесс ввода формул для вычислений. Используя функции, можно легко и быстро создавать формулы, написание которых представляет трудность для пользователя.

Нахождение среднего значения

Функцию «СРЗНАЧ» предназначена для вычисления среднего значения.

Excel введет формулу за вас. Щелкните по ячейке в которой вы хотите видеть результат. На вкладке Главная в группе Правка щелкните стрелку на кнопке Сумма и выберите в списке значение Среднее. В строке формул  в верхней части листа отобразится формула =СРЗНАЧ(кординаты ячеек). после чего нажимаете Enter. 

Формулу также можно ввести непосредственно в ячейку.

Примечание. Кнопка Сумма также находится на вкладке Формулы в группе Библиотека функций.

Непонятные знаки на листе

Иногда программа Excel не может произвести вычисления по формуле, если формула содержит ошибки. В этом случае в ячейке вместо результата будет отображено значение ошибки. Наиболее часто встречаются три значения ошибки.

#####. Столбец недостаточно широк для отображения содержимого ячейки. Увеличьте ширину столбца, уменьшите содержимое ячейки или используйте другой формат числа.

#ССЫЛКА! Ссылка на ячейку неверна. Ячейки могли быть удалены или вставлены поверх.

#ИМЯ? Опечатка в имени функции или использование имени, неизвестного программе Excel.

Использование других функций