Збереження бібліотечних фондів

Основними документами щодо збереження бібліотечних фондів є Державна програма збереження бібліотечних та архівних фондів на 2000 - 2005 роки (1999 р.), обласна програма збереження бібліотечних фондів на період до 2007 року, затверджена рішенням обласної ради від 29.09.2004 №4, відповідні регіональні програми, які уже мають бути розроблені та ухвалені, Інструкція з інвентаризації основних засобів нематеріальних "активів, товарно - матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затверджена наказом Головуправління Держказначейства України від 30.10.1998 № 90 (зареєстр. в Мін'юсті України 16.11.1998 за №728/3168).

Переоблік бібліотечних фондів

Одним із основних заходів зі збереження бібліотечного фонду є його регулярна інвентаризація (переоблік). "Інструкцією з інвентаризації основних засобів нематеріальних активів, товарно - матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу", затвердженою наказом Головного управління Держказначейства України від 30.10.1998 №90, було встановлено обов'язкове проведення інвентаризації (переобліку) бібліотечних фондів один раз у п'ять років. Чинні досі документи Міністерства культури СРСР допускають проведення переобліку підсобних фондів ЦБ і ДБ 1 раз у 7 років.
ЦБ мають складати та затверджувати директором перспективні графіки переобліків бібліотечних фондів на п'ятиріччя (№п/п, назва філіалу, дата останньої первірки, дата наступної перевірки (інвентаризації), відмітка про виконання). Перший примірник графіка залишається у ЦБС, другий - передається до відділу культури для здійснення контролю.
Крім того, переоблік здійснюється при зміні матеріально - відповідальної особи, при передачі фонду бібліотеки, у випадку стихійного лиха (пожежі, затоплення), при виявленні фактів крадіжок, при реорганізації і ліквідації бібліотек. При прийманні - здаванні перевірка фонду зараховується замість чергової.
Склад документів, що супроводжують переоблік бібліотечних фондів:
-наказ директора (у випадку переобліку фонду ЦБ - завідуючого або начальника відділу культури) на проведення переобліку бібліотечного фонду конкретної бібліотеки. У наказі вказуються причини, строки, методи проведення, склад комісії та її голова, а також режим роботи на період переобліку. До складу комісії входять представники відділу культури та бухгалтерії, працівник ВКОЛ, ВОВЄФ або методист, особа, що відповідає за зберігання. На кожен переоблік фонду призначається новий склад комісії;
- акт переобліку фонду - складається не пізніше, ніж через 15 днів після здійснення перевірки. Обов'язкова наявність даних про результати перевірки в номінальній і проіндексованій вартості, висновків і пропозицій комісії щодо правильності організації зберігання фонду, стану ведення його обліку та видачі. Один примірник акту надається бухгалтерії, другий - ВКОЛ, третій - структурному підрозділу;
наказ директора (завідуючого або начальника відділу культури, якщо перевіряється ЦБ) за підсумками перевірки видається у разі необхідності. У наказі визначається ступінь матеріальної відповідальності винних осіб, намічаються заходи щодо усунення виявлених недоліків;
акт про надходження в фонд бібліотеки книг в рахунок погашення недостачі, виявленої під час перевірки;
- акт про списання видань, виявлених як недостача в результаті перевірки. Розрахунок часу, необхідного для здійснення переобліку розраховується відповідно до "Тимчасових примірних норм часу на основні процеси бібліотечної роботи, затверджені наказом Міністерства культури і туризму України від 19.07.2005 №496 (Таблиця 5).
Таким чином, перевірка 1000 прим, при недостачі 10 прим, складе приблизно 30 год. на одного працівника (залежно від способу переобліку)4.
Відповідно до роз'яснення Управління Держказначейства, Мінфіну України від 13.03.2003р. №07 - 04/492 - 2404, у результаті інвентаризації має бути виявлено: а) фактичну наявність документів; б) забезпечення їх відповідності даним бухгалтерського обліку. Інша методика інвентаризації є неприйнятною.
бібліотечного фонду, встановлені документами Міністерства культури і туризму:
- звірка безпосередньо з документами індивідуального обліку (Інвентарною книгою або
"Описом інвентарних номерів" ( при обсязі фонду до 10,0 тис. прим.);
- за допомогою контрольних талонів (при обсязі фонду понад 10,0 тис. прим.);
- перевірка за топографічним каталогом - індикатором (при обсязі фонду 200 тис. прим.
Недостача визначається по початковій вартості документів з урахуванням індексації без
врахування амортизації.

Матеріальна відповідальність працівників бібліотек

Матеріальна відповідальність працівників бібліотек унормовується ст.ст. 130 - 138 КЗпП України. Працівники, з вини яких заподіяно шкоду (якщо ця вина доведена і зафіксована в акті перевірки), несуть матеріальну відповідальність у розмірі фізичної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку.
Керівники бібліотек, їх заступники, керівники структурних підрозділів та їх заступники несуть матеріальну відповідальність, якщо шкода заподіяна надмірними грошовими витратами, неправильним обліком і збереженням матеріальних або грошових цінностей, не вживанням необхідних заходів щодо запобігання їх розкраданню, знищенню або псуванню. Якщо доведено факт заподіяння підприємству, установі прямої дійсної шкоди, то відповідальність покладається на адміністрацію.
Відшкодування збитків працівниками здійснюється за розпорядженням директора ЦБС, а керівниками і їх заступниками - за розпорядженням вищестоящого органу (відділу культури, у випадку децентралізації - сільського голови) шляхом відрахування із заробітної плати або добровільного внеску. Розпорядження (наказ) має бути зроблене не пізніше двох тижнів від дня повідомлення про це працівника.Бібліотечні працівники відшкодовують шкоду за державними роздрібними цінами за тією вартістю, що проходить через документацію з врахуванням індексації.
При кожній видачі заробітної штати загальний розмір відрахунків не може перевищувати 20%, а у випадках, окремо передбачених чинним законодавством - 50% заробітку, який належить до виплати працівникові. Якщо працівник не згоден з відрахуванням або його розміром, трудовий спір за його заявою розглядається у профспілковому комітеті, комісії з трудових спорів або у місцевому суді.
Десятикратна вартість книг з бібліотекарів не береться, крім випадків, коли вони виступають у ролі читачів, що втратили видання.
Якщо видання зникли з полиць відкритого доступу або виставок і при цьому бібліотечними працівниками були виконані всі умови розміщення та збереження фонду, бібліотекар не сплачує вартості цих документів. Ці документи списуються окремим актом на підставі доповідної записки керівника структурного підрозділу щодо кожного конкретного випадку.
Зверніть увагу! Коментуючи ст. 130 КЗпП України, фахівці підкреслюють: "слова "працівники несуть матеріальну відповідальність" означають, що матеріальна відповідальність може бути покладена на будь - якого працівника, який уклав трудовий договір з підприємством, установою, організацією. І якщо в літературі та на практиці зустрічається поняття "матеріально відповідальна особа", з цього не можна робити висновок про те, що тільки такі особи можуть бути притягнені до матеріальної відповідальності. До матеріальної відповідальності можуть бути притягнені усі працівники, починаючи від державних службовців і закінчуючи некваліфікованими працівниками згідно норм КЗпП.3
Відповідно до ст.130 КЗпП України, "при покладенні матеріальної відповідальності права і законні інтереси працівників гарантуються шляхом встановлення відповідальності тільки за прямий дійсний збиток, лише в межах і в порядку, передбаченому законодавством та за умови, що цей збиток завдано винними протиправними діями (бездіяльністю) працівника. Ця відповідальність, як правило, обмежується певною частиною заробітку працівника і не
повинна перевищувати повного розміру завданої шкоди, за винятком випадків, прямо передбачених законодавством.
... На працівника не може бути покладена відповідальність за шкоду, яка відноситься до категорії нормального виробничо - господарського ризику.
... Працівник, який завдав шкоду може добровільно відшкодувати її повністю або частково. За згодою власника працівник може передати для відшкодування завданої шкоди рівноцінне майно".
У разі встановлення факту крадіжки бібліотекарем книг або його сприяння крадіжці, він несе кримінальну відповідальність. Ці факти мають бути встановлені судово — слідчими органами.
При цьому зазначимо, що бібліотечні працівники не входять до переліку посад, з якими можна укладати договори про повну матеріальну відповідальність .

Робота з боржниками

Боржник - це особа, яка не повернула до бібліотеки документи у визначений строк. Відповідно до Правил користування, книги, документи, інші носії інформації з фонду бібліотеки видаються для роботи поза читальним залом на термін до 30 діб та не більше 5 примірників одночасно. Термін користування може бути подовжено, якщо на ці видання немає замовлень від інших користувачів.
Користувачі, які загубили або пошкодили документи, зобов'язані замінити їх такими ж або . замінити рівноцінними відповідно до тематики. У разі неможливості заміни користувачі сплачують вартість книги,"документа в 10 - кратному розмірі відповідно до ст.20 Закону України "Про бібліотеки і бібліотечну справу в Україні".
Стягнення грошових сум з боржників проводиться за виконавчим розпорядженням нотаріальної контори, до якої бібліотека надає такі документи: заяву, формуляри користувачів, виписка з облікового каталогу або довідка з букіністичного магазину про вартість неповернутих книг і список боржників.
Можливі заходи по боротьбі з читацькою заборгованістю:
-щомісячні дні прощення боржників;
- договір з центром зайнятості для залучення безробітних для роботи з боржниками;
залучення волонтерів;
-акція "Поверни книгу в бібліотеку" через засоби масової інформації;
-конкурс серед бібліотекарів з проблем ліквідації заборгованості;
-встановлення кошика для боржників "Підкидьок"
-„трудотерапія" боржників (відпрацювання штрафу);
-індивідуальні бесіди з користувачами під час запису;
-відшкодування неустойки книгами з особистої бібліотеки;
-створення електронної бази даних "Боржники", обмін відповідною інформацією з
іншими бібліотеками;
-ведення "Дошки боржників" (актуальна інформація про боржників);
-рейди по квартирах боржників;
- дослідження причин несвоєчасної здачі книг методом анкетування.