Облік бібліотечних фондів

На даний час (до затвердження нової інструкції, прийняття якої очікується в 2006р.) облік бібліотечних фондів унормовується "Інструкцією про облік бібліотечного фонду в державних масових бібліотеках, об'єднаних в централізовані бібліотечні системи Міністерства культури СРСР", затвердженою Міністерством культури СРСР 27 грудня 1985р.
Існує два види обліку: індивідуальний та сумарний.
Формами індивідуального обліку є:
- обліковий каталог. Він зберігається в закритих шафах або окремому службовому приміщенні, картки закріпліюються на стержнях, читачами не використовується, коло співробітників, які користуються каталогом, зазначається в наказі по ЦБС. З метою контролю за правильністю порядкових номерів та зберігання карток облікового каталогу здійснюється їх рееєстрація в "Журналі реєстрації карток облікового каталогу";
- Книги опису інвентарних номерів. Нагадуємо, що був незначний відрізок часу, коли індивідуальний облік вівся лише на картках облікового каталогу. Рекомендуємо для кожної філії оформити описи інвентарних номерів на цей масив літератури. Існує вимога фінансових органів щодо вартісного обліку фонду, тому радимо у Книгах опису інвентарних номерів додати графу "Ціна видання". Доречно зробити це не з 2006р., а відновити хоча б з 2000 р. Таким чином, ми повертаємося до форми Інвентарної книги;
- реєстраційні картотеки періодичних видань.
Форма сумарного обліку:
- "Книга обліку бібліотечного фонду" (веде відділ комплектування і обробки літератури ЦБ (далі - ВКОЛ) в цілому по ЦБС);
- Книги обліку бібліотечного фонду бібліотек - філій (веде ВКОЛ на всі бібліотеки - філії, зберігаються в центральній бібліотеці);
- "Книги обліку бібліотечного фонду ... бібліотеки - фіш": а) дублюються працівниками структурних підрозділів у ВКОЛ ЦБ і зберігаються у відповідній філії; б) у разі повної децентралізації ведуться завідуючими бібліотеками.

Звертаємо вашу увагу на те, що зважаючи на тенденцію посилення місцевого самоврядування, часткову децентралізацію ЦБС, працівникам бібліотек - філій слід ретельно вести облік документного фонду за всіма трьома частинами "Книги обліку бібліотечного фонду бібліотек - філіалів", систематично звіряючи їх з відповідними документами ВКОЛ. ВКОЛ і бухгалтерія відділу культури мають встановити сумарну вартість фонду кожного структурного підрозділу, за який вони нестимуть відповідальність.

Вимоги до сумарного обліку:

- Частина 1 "Одержання видань та інших документів": запис здійснюється лише партіями за наявності супровідного документа (рахунок, накладна, копія чека, акт тощо); нумерація партій щорічно поновлюється з №1.
Останній запис щороку - взяття на облік періодичних видань на основі відповідних актів. Кожний структурний підрозділ на підставі реєстраційної картотеки складає акт про надходження періодичних видань у ... році (газети - комплектами, журнали - примірниками). Підсумкові відомості з акта переносять у першу частину Книги обліку бібліотечного фонду бібліотеки - філії. На основі актів структурних підрозділів ВКОЛ раз на рік готує зведений акт по ЦБС, результати заносить до І частини Книги обліку бібліотечного фонду ЦБС.
Увага:партії соціально значущих видань та видань бібліотечної серії, які надходять через обласні бібліотеки: а) мають отримуватися за наявності відповідного доручення; б) звірятися отримувачем з накладною на місці отримання; в) результати звірки закріплюються підписом на накладних; г) ВКОЛ у триденний термін після отримання літератури повинен звірити партію з накладною ще раз і зателефонувати про результати обласним бібліотекам (у методичний відділ ЗОУНБ - тел. 787 - 53- 58 або відділ книгозберігання бібліотеки "Юний читач" - тел. 236 86 27). У випадку нестачі видань складається акт.
Відповідно до "Типової інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ", затвердженої наказом Держказначейства України та Мінекономіки України № 142/181 від 10.08.2001р., безоплатна передача матеріальних цінностей дозволяється у такому порядку:
а) з балансів установ, що утримуються за рахунок коштів державного бюджету, - у межах одного центрального органу виконавчої влади (головного розпорядника бюджетних коштів);
б) з балансів установ, що утримуються за рахунок коштів місцевих бюджетів, - у межах одного місцевого бюджету.
Безоплатна передача матеріальних цінностей від однієї установи до іншої, що належать до сфери управління одного і того самого центрального органу виконавчої влади або іншого головного розпорядника бюджетних коштів, здійсється на підставі рішення головного розпорядника бюджетних коштів, (п. 21 Інструкції).
Частина 2 "Вибуття видань та інших документів": нумерація записів продовжується з року в рік.
Ч.З "Підсумки руху фонду" - щороку підводяться ВКОЛ: а) по ЦБС в цілому; б) по кожному структурному підрозділу окремо з передачею даних на місця. У разі повної децентралізації працівники бібліотек - філій роблять підрахунки самі.