Вилучення документів

Основним напрямком політики формування книжкового фонду має стати його оптимізація на основі поетапного кількісного скорочення шляхом систематичного очищення фондів від зношеної, морально застарілої, непрофільної, дублетної літератури та якісного оновлення фондів літературою підвищеного попиту за бюджетні та позабюджетні кошти.
Забезпечення організованого вилучення документів передбачається річним планом ЦБС, де конкретизується квартал та причина, за якою буде списуватися література усіма структурними підрозділами.
Нормативи списання зараз встановити важко. Проте пам'ятаймо, що "у перевантажених фондах губляться документи останніх років, ускладнюється пошук потрібних. Користувач сприймає весь фронд як застарілий через пошарпані та неактуальні видання. Менший за обсягом фонд використовується активніше, якісні показники ефективності його використання вищі.
У зарубіжних країнах вилучення документів у публічних бібліотеках становить 3 - 5% від загального фонду, а за рекомендаціями ІФЛА має складати навіть до 8% (підкреслюємо: не від обсягу надходжень, а від загального фонду).
Звертаємо увагу на те, що:
- низька обертаність свідчить про велику кількість застарілої літератури або недостатнє використання бібліотечного фонду;
- висока обертаність є свідченням невідповідності фонду потребам користувачів або неточностей в обліку даних про фонд. Висока обертаність допускається лише для найбільш активної частини фонду; - низький показник обертаності і високі показники читаності та книгозабезпеченості — очевидне перенасищення фондів, у пич. застарілою літературою. Якщо резерв для збільшення читачів відсутній, доцільно частину фонду передати в інші бібліотеки або збільшити відсоток списання;
- якщо бібліотека має всі низькі показники необхідно корінним чином вирішити проблему використання фонду: очистити від дублетної, застарілої і маловикористовуваної літератури, застосувати більш раціональні методи розкриття фонду.
Працівники мають здійснити поглиблене вивчення фізичного стану видань (за десятиріччя перебування в неопалюваних приміщеннях документи стали непридатними для використання) та відповідність фонду зрослим інформаційним потребам користувачів.
Звичайно граничним терміном зберігання видань в бібліотеці визнається 20 років, за винятком універсальних видань, які не втратили актуальності, та джерел, цінних у культурному відношенні. Для видань 20 - річної давності, попит на які малий, можна створити полиці репозитарного зберігання, протягом року організовувати ретровиставки, а потім незатребувані повторно книги передати в єдиний репозитарний фонд, застарілі за змістом видання списати. Звичайно, можливості як репозитарного, так і обмінного фонду обмежені.
Наголошуємо, що "Інтрукція про порядок виключення застарілих за змістом і зношених видань і матеріалів з бібліотечних і довідково - інформаційних фондів"(1984) застаріла, в Російській Федерації вона вже втратила чинність у зв'язку з прийняттям нової.
Основним документом, який на даний час регламентує списання літератури в бібліотеках України, є "Типова інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних
станок . затверджена наказом Держказначейства України та Мінекономіки України №142/181 від і 0.08.2001р., зареєстрована в Мін'юсті України 05.09.2001 за №786/59783.
Відповідно до цього документу бібліотечні фонди є необоротними активами і, як усі матеріальні цінності, підлягають списанню за такими причинами:
- непридатні для подальшого використання (найбільш проблемне формулювання, у
бібліотечній практиці не застосовується);
виявлені в результаті інвентаризації як недостача; морально застарілі; фізично зношені;
- пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха (за умови, що їх відновлення є
економічно недоцільним і вони не можуть бути реалізовані) (п.З Інструкції).
Періодичні видання як матеріали, що не підлягають довгостроковому зберіганню, вилучаються за причиною "закінчення термінів зберігання".
Для визначення непридатності видань, а також для оформлення необхідної документації наказом керівника установи щорічно створюється постійно діюча комісія у складі: керівника або його заступника; головного бухгалтера або його заступника; керівника груп обліку (зав. ВКОЛ); особи, на яку покладено відповідальність за збереження матеріальних цінностей; інших осіб (представники громадськості, читацького активу). Наказ про створення постійно діючої комісії поновлюється щорічно або за потребою при зміні її складу (п.6 Інструкції).
Комісія проводить огляд відібраних для списання видань, встановлює відповідність причині списання, можливість або неможливість відновлення і подальшого використання та вносить пропозиції про їх продаж, передачу через обмінно - резервний фонд в інші бібліотеки або здачу в пункт прийому макулатури.
За результатами обстеження складається акт. Встановлена Типова форма акту - №03-3 "Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури", затверджена наказом Головного управління Держказначейства України та Держкомітету статистики України від 02.12.97 №125/70 і зареєстрована в Мін'юсті України 22.12.97 за №612/2416. Зразок акта, опис

Оформлювати індексацію списаної літератури можна також шляхом індексації ція кожного видання, додавши після графи "ціна" графу "проіндексована ціна" та підрахувавії , результат.
Акт складається у 3 примірниках - один зберігається у ВКОЛ; другий передається бухгалтерію, про що ставиться помітка (підпис бухгалтера) у другій частині "Книги сумарного обліку", а третій залишається у філії. Акти зберігаються в бібліотеці протягом 10 років після переобліку, а потім знищуються, про що складається відповідний акт.
У залежності від вартості дозвіл на списання матеріальних цінностей з балансу надається: до 2500 грн - з дозволу керівника установи;
- від 2500 грн. до 5000 грн. - з дозволу установи вищого рівня;
- понад 5000 грн. - з дозволу місцевої держадміністрації (п.11 Інструкції №142/181 від 10.08.2001р.).
Наказом Держказначейства України і Мінекономіки та з питань європейської інтеграції України від 25.04.03 №96/109 (зареєстровано в Мін'юсті 05.05.03 №379/7670) повноваження щодо затвердження списання документів вартістю понад 5000 грн. надані також органам місцевого самоврядування.
Чимало видань вибуває як неповернені користувачами. Якщо читачі виїжджають з місця проживання, до акту необхідно додати довідки з адресного столу про вибуття (на кожного читача окремо).
Якщо читачі приносять книги взамін загублених, бібліотекар має визначити відповідність їх за змістом і вартістю втраченій книзі та зробити запис у "Зошиті видань, одержаних від читачів замість загублених". Наголошуємо, що зошит повинен бути пронумерований, прошнурований, скріплений печаткою" та підписом директора. Не допускаються виправлення, обов'язкова наявність підпису користувача.
Зверніть увагу: складається два окремих акти - перший - про вилучення не поверненої читачами літератури; другий - про прийняття на баланс видань, які надійшли замість загублених.