Изменение документов с использованием исправлений и примечаний в Word 2007
Вы просматриваете документ, который затем будет просмотрен начальником, а уже потом разослан по всей вашей организации. Вы видите исправления, которые следует внести, однако хотите, чтобы ваш начальник тоже их увидел. Вы включаетеИсправления и в приложении Word появляются метки, которые показывают, где были сделаны удаления, добавления и исправления форматирования.
На вкладке Рецензирование в группе Отслеживание выберите Исправления. Фон кнопки Исправления изменится, что будет означать включение режима отслеживания исправлений; любые внесенные изменения будут помечаться как исправления до тех пор, пока вы не отключите исправления, нажав эту кнопку еще раз.
Просмотр исправлений
После включения отслеживания исправлений продолжайте свою обычную работу в приложении Word. При вставке или удалении текста, а также при перемещении текста или изображения, каждое исправление будет помечаться соответствующимиотметками, например цветами и линиями, которые будут показывать, где находится каждое исправление и чем оно является.
Вы удаляете текст «умный и работоспособный». Удаленный текст помещается ввыноску, так что каждый может просмотреть место, из которого была удалена эта фраза. В выноске будет написано «Удалено», чтобы было понятно, что случилось с текстом, который расположен в выноске. Пунктирная линия ведет от места, из которого был удален этот текст, до выноски, так что каждый пользователь сможет увидеть место в документе, откуда была удалена эта фраза.
Необходимо заменить слово «двенадцать» на слово «девять». Вы выбираете «двенадцать» и набираете поверх него слово «девять» (или удаляете «двенадцать» и набираете «девять»). Удаленное слово «двенадцать» появляется в выноске на полях документа. Новое вставленное слово «Девять» подчеркивается и отображается в том же цвете, что и граница вокруг выноски с удаленным текстом, обозначая, что один рецензент (вы) удалил и вставил текст.
Кроме того, на левом поле появляется вертикальная линия, которая отмечает каждое предложение, в которое были внесены исправления. Это служит дополнительным указанием на наличие исправлений в предложениях.
Совет: В зависимости от ваших предпочтений удаленный текст может оставаться в тексте, а не выноситься на поля документа.
Добавление примечания
Выноска примечания в документе
Вы внесли некоторые исправления, но хотите также пояснить, почему удалили слово «двенадцать» в первом предложении. Это не трудно. Вставьте примечание, которое является аннотацией, добавляемой к документу. Для этого поместите курсор в конце текста, который следует прокомментировать, в этом случае – «девять». На вкладке Рецензирование в группе Примечания нажмите кнопку Создать примечание.
На полях документа появится выноска примечания. Текст, к которому создается примечание, «девять», выделен цветом рецензента. Введите текст в выноске примечания.
Разница между выноской примечания и выноской удаленного текста состоит в следующем:
- в выноске примечания используется одноцветный фон. В выноске удаленного текста цветом помечена только граница выноски.
- Метка «Примечание» в выноске.
- Инициалы рецензента в выноске, которые указывают на человека, сделавшего исправления, а также цифровое значение рядом с инициалами, которое показывает количество примечаний в документе.
Примечание: Нет необходимости включать отслеживание исправлений, чтобы вставлять примечания. Их можно добавлять в любое время.
Как определить, что сделал каждый из рецензентов
Если документ рецензирует несколько человек, может понадобиться узнать, какие исправления внес каждый из рецензентов.
Наведите указатель мыши на вставленный текст в документе или на выноски удаленного текста на полях документа. Для каждого исправления будет отображена всплывающая подсказка, которая будет содержать имя рецензента и тип исправления, например «удалено» или «вставлено». Также в этой подсказке будет показан удаленный или вставленный текст.
Исправления и примечания разных рецензентов отличаются друг от друга еще и цветом. Приложение Word автоматически назначает цвет исправления для каждого рецензента. Этот цвет отображается сразу же, как только рецензент внесет свое первое исправление или напишет первое примечание. Например, вашим цветом может быть синий, а цветом другого рецензента – зеленый. Чтобы найти собственные исправления и примечания, следует искать синие пометки в документе.
Отключение отслеживания исправлений НЕ приводит к удалению помеченных исправлений или примечаний.
Если хотите знать, отключение исправлений не приводит к удалению сделанных исправлений (или примечаний).
Вот к чему приводит отключение исправлений: Все сделанные до текущего момента исправления остаются в документе, даже если отслеживание исправлений отключено. Любые последующие изменения не будут восприниматься как исправления.
Чтобы удалить сделанные исправления, необходимо принять их или отклонить. Чтобы удалить примечания, используйте функцию удаления. Далее вы узнаете, как это можно сделать.
После внесения исправлений кто-то должен просмотреть их, принять или отклонить. Рецензент может последовательно работать с каждым исправлением или со всеми одновременно. Также он может просмотреть все примечания и удалить их.
Чтобы удалить исправления, используйте кнопки Принять или Отклонить на вкладке Рецензирование в группе Изменения или щелкните правой кнопкой в документе, чтобы принять или отклонить исправления, а также удалить примечания.
При принятии или отклонении исправлений и удалении примечаний пометки, обозначающие исправления и примечания, удаляются из документа. Принятые исправления становятся частью документа после сохранения.
- 12443 просмотра